PEnanganan Dokumen

BAB I

PENDAHULUAN

A.       Latar  Belakang

            Prakerin adalah salah satu kegiatan pembelajaran siswa yang berlangsung didunia kerja. Kegiatan ini bertujuan untuk membekali siswa dengan ilmu ilmu yang ada disekolah melalui ilmu-ilmu tersebut diterapkan ditempat kerja atau prakerin yang telah ditentukan sehinggga para siswa dapat menerapkan disiplin ilmu dan penerapannya dilapangan

           Menurut kamus besar Bahasa Indonesia di tulis arti kata penggandaan yakni usaha memperbanyak atau melipatkan beberapa kali dokumen. Dapat, diartikan pula penggandaan dokumen, berarti suatu perbuatan menggandakan atau memperbanyak dokumen sesuai kebutuhan dengan menggunakan alat pengganda.

            Dalam suatu kantor banyak sekali dokumen dan surat surat penting maka dari itu proses penggandaan sangatlah penting agar dokumen dan surat-surat asli yang sifatnya penting tidak rusak atau hilang. Pekerjaan perkantoran dizaman sekarang lebih efektif dan efisien karena terbantu  alat-alat mesin perkantoran. contohnya, mesin printer, mesin scanner, risograph dan mesin fotocopy.

            Dan berdasarkan latar belakang diatas penulis berinisiatif untuk membuat Laporan Praktik Kerja Industri ( PRAKERIN ) dengan judul    “Menangani Penggandaan Dokumen di Kantor Cabang Pelayanan Dinas Pendapatan Wilayah kabupaten Kuningan”.

B.       Pembatasan Topik Laporan

Adapun permasalahan yang akan dibahas adalah bagaimana menangani penggandaan dokumen di Kantor Cabang pelayanan dinas pendapatan wilayah Kabupaten Kuningan.

C.       Tujuan dan Manfaat PRAKERIN

1.      Tujuan

a.      Tujuan Prakerin

1)      Menghasilkan tenaga kerja yang memiliki keahlian berkualitas, yaitu tenaga kerja yang memiliki tingkat pengetahuan, keterampilan, dan etos kerja yang sesuai dengan tuntutan lapangan kerja.

2)      Memperoleh Link and Match antara sekolah dengan dunia kerja.

3)      Meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses pendidikan dan pelatihan tenaga kerja yang berkualitas.

4)      Memberi pengakuan dan penghargaan terhadap pengalaman kerja sebagai bagian dari proses pendidikan.

2.      Manfaat PRAKERIN

a.      Manfaat bagi Penulis:

1)      Menambah pemahaman secara teori maupun aplikasi tentang kegiatan menangani penggandaan dokumen.

2)      Memberikan gambaran dalam pengetahuan penggandaan dokumen diKantor Cabang Pelayanan Dinas Pendapatan Provinsi Wilayah   Kabupaten Kuningan

3)      Memperluas pandangan dan wawasan penulis terhadap jenis jenis pekerjaan yang ada ditempat PRAKERIN.

4)      Untuk merealisasikan pengetahuan yang didapat dari sekolah yang sebenarnya di suatu kantor.

5)      Penulis dapat meningkatkan rasa percaya dirinya,dalam memecahkan berbagai masalah atau kesulitan yang ditemuinya didalam suatu kantor.

6)      Menambah pengetahuan mengenai perusahaan pemerintah dalam hal ini,Kantor Cabang Pelayanan Dinas Pendapatan Provinsi Wilayah  Kabupaten Kuningan.

b.      Manfaat bagi Instansi/Perusahaan:

1)        Dapat mendorong semua pihak untuk lebih memperhatikan bagaimana cara pemeliharaan mesin pengganda dokumen supaya tetap terjaga dan terawat dengan baik agar mesin pengganda dokumen tidak mudah rusak.

2)        Dapat lebih teliti dalam melakukan kegiatan penggandaan  dokumen.

3)        Dapat meningkatkan efisiensi kerja dalam kegiatan penggandaan dokumen.

4)        Agar setiap pegawai yang ada dikantor Cabang Pelayanan Dinas Pendapatan Provinsi Wilayah  dapat merawat dan selalu menjaga mesin pengganda agar tidak mudah rusak.

c.       Manfaat bagi pihak lain

1)        Dapat meningkatkan wawasan dan pengetahuan mengenai kegiatan penggandaan dokumen.

2)        Dapat mengetahui bagaimana gambaran tentang kegiatan penggandaan dokumen pada Kantor  Cabang Pelayanan Dinas Pendapatan Provinsi Wilayah Kabupaten Kuningan.

3)        Dapat termotivasi dalam penanganan penggandaan dalam Kantor Cabang Pelayanan Dinas Pendapatan Provinsi Wilayah  Kabupaten Kuningan.

BAB II

PELAKSANAAN PRAKERIN

A.    Tempat Prakerin Dan Waktu Pelaksanaan PRAKERIN

Tempat Praktik kerja industri penulis dilaksanakan di Kantor Cabang Pelayanan Dinas Pendapatan Provinsi Wilayah Kabupaten Kuningan jalan Aruji kartawinata nomor 08. Waktu pelaksanaan prakerin dilaksanakan selama 72 hari dimulai sejak tanggal 04 Januari 2016 dan berahir pada tanggal 31 Maret 2016. waktu selama 72 hari itu cukup panjang untuk mempelajari, mengetahui dan mengenal bagaimana cara bekerja di dunia kerja.

B.       Sejarah singkat Cabang Pelayanan Dinas Pendapatan Provinsi Wilayah Kabupaten Kuningan

1.      Sejarah Kelembagaan SAMSAT (Sistem Administrasi Manunggal Satu Atap) dan Dasar Hukum SAMSAT

a.       Pada tahun 1974

Proses perpanjang STNK (Surat Tanda Nomor Kendaraan) harus membuang waktu cukup lama karena mesti mendatangi tiga kantor. Membayar pajak harus datang ke kantor pajak. Esoknya, mereka yang hendak membayar Sumbangan Wajib Dana Kecelakaan Lalu Lintas Jalan (SWDKLLJ) dan harus mendatangi kantor Asuransi Jasa Raharja. Dan mereka pun harus mendatangi kantor polisi lalu lintas untuk memperoleh STNK. Masing-masing instansi belum terintegrasi.

b.      Pada tahun 1974-1976

Dengan Tujuan Registrasi dan Identifikasi Forensik Ranmor dan data pengemudi lebih akurat, kecepatan dan kemudahan pelayanan kepada masyarakat, dilakukan ujicoba pembentukan SAMSAT di Polda Metro Jaya.

c.       Pada tahun 1976-1988

Berdasarkan INBERS 3 Menteri, Menhankam, Menkeu & Mendagri No. Pol. KEP/13/XII/1976, No.KEP-1693/MK/IV/12/1976, 311 TAHUN 1976 bahwa Konsep SAMSAT diberlakukan di seluruh Indonesia Kepolisian RI, PT Jasa Raharja (Persero) & Dinas Pendapatan Provinsi bersama-sama. Meski demikian masing-masing instansi menerbitkan tanda bukti untuk setiap pelunasan kewajiban di SAMSAT.

d.      Pada tahun 1988-1993

      Berdasarkan INBERS, Menhankam, Menkeu & Mendagri No. INS/03/X/1988, No. 5/IMK.013/1988, No. 13A Tahun 1988 dilakukan penyederhanaan dokumen yaitu. Formulir permohonan/pendaftaran STNK/Pajak/SWDKLLJ digabung jadi satu. Tanda Pelunasan Pembayaran SWDKLLJ  PT Jasa Raharja (Persero) yang tercantum dalam STNK/STCK berlaku sebagai pengganti polis Asuransi (sertifikat).

e.       Pada tahun 1993-1999

Diberlakukan revisi masa berlaku STNK dan TNKB dari 1 tahun menjadi 5 tahun namun setiap tahunnya melakukan pengesahan STNK berdasarkan INBERS Panglima Angatan Bersenjata, Menkeu & Mendagri No. INS/02/II/1993, No. 01/IMK.01/1993, No.2A Tahun 1993. Mekanisme Perpanjangan STNK dibentuk 5 pokja (loket) untuk pelayanan.

f.       Pada tahun1999 sampai Sekarang

Berdasarkan INBERS Menhankam, Menkeu & Mendagri No. Pol. INS/03/M/X/1999, No. 6/IMK.014/1999, No. 29 Tahun 1999 menetapkan penyempurnaan dan penyederhanaan sistem operasi pelayanan dari 5loket menjadi 2 loket.Pembayaran SWDKLLJ yang tertera pada SKPD berfungsi sebagai pengganti polis asuransi (sertifikat).Tanda Pelunasan dan Pengesahan digabung dengan Surat Ketetapan Pajak Daerah (SKPD) yang telah divalidasi cash register sebagai tanda bukti pembayaran.

2.      Masa Terbentuknya Sistem Administrasi Manunggal Satu Atap (Samsat)

Sistem Administrasi Manunggal Satu Atap  (Samsat), atau dalam Bahasa Inggris One Roof System, adalah suatu sistem administrasi yang dibentuk untuk memperlancar dan mempercepat pelayanan kepentingan masyarakat yang kegiatannya diselenggarakan dalam satu gedung. Contoh dari samsat adalah dalam mekanisme melayani pelanggan dan pengurusan dokumen kendaraan bermotor.

Samsat merupakan suatu sistem kerjasama secara terpadu antara Polri, Dinas Pendapatan Provinsi, dan PT Jasa Raharja (Persero). Dalam pelayanan untuk menerbitkan Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK) dan Tanda Nomor Kendaraan Bermotor (TNKB) yang dikaitkan dengan pemasukan uang ke kas negara baik melalui Pajak Kendaraan Bermotor (PKB), Bea Balik Nama Kendaraan Bermotor, dan Sumbangan Wajib Dana Kecelakaan Lalu Lintas Jalan (SWDKLLJ), dan dilaksanakan pada satu kantor yang dinamakan "Kantor Bersama Samsat".Dalam rangka meningkatkan pelayanan pembayaran pajak daerah dan registrasi kendaraan bermotor, tim Pembina Samsat Yakni ; Dinas Pendapatan Provinsi Jawa Barat, Polda Jawa Barat, PT. Jasa Raharja, Kanwil Provinsi Jawa Barat bekerjasama dengan PT. Bank BJB menghadirkan inovasi pelayanan pembayaran pajak kendaraan bermotor melalui ATM.

Dalam hal ini, Polri memiliki fungsi penerbitan STNK, Dinas Pendapatan Provinsi menetapkan besarnya Pajak Kendaraan Bermotor (PKB) dan Bea Balik Nama Kendaraan Bermotor (BBNKB), sedangkan PT Jasa Raharja mengelola Sumbangan Wajib Dana Kecelakaan Lalu Lintas Jalan (SWDKLLJ). Lokasi Kantor Bersama Samsat umumnya berada di lingkungan Kantor Polri setempat, atau di lingkungan Satlantas/Ditlantas Polda setempat. Samsat ada di masing-masing provinsi, serta memiliki unit pelayanan di setiap kabupaten/kota.

3.      Sejarah Dinas Pendapatan Daerah (DISPENDA)

Sejarah Perkembangan Dinas Pendapatan Provinsi Jawa Barat, embrionya diawali dengan dibentuknya suatu Biro Pendaptan dan Perpajakan sebagai Sub Ordinat dari Administratur Bidang Keuangan (Kepgub No. 60/PO/V/OM/SK/71). Dalam rangka peningkatan status kelembagaanya maka dibentuklah Jawatan Perpajakan dan Pendapatan dalam lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Barat (Kepgub No. 219/PO/V/O.M/SK/1971) tanggal 25 September 1971, sebagai unit kerja yang berdiri sendiri dan menjadi tonggak sejarah berdirinya Dinas Pendapatan Provinsi Jawa Barat. Sebagai konsekuensi berlakunya Undang-undang No. 5 tahun 1974, maka sebutan atau nomenklatur kelembagaan, berdasarkan Surat Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Barat Nomor 107/A.V/18/SK/1975 terhitung tanggal 12 April 1975 sebutan Jawatan diubah dengan istilah :

a)      Peraturan Daerah Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat Nomor : 7/Dp.040/PD/78 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Dinas Pendapatan Daerah Propinsi Jawa Barat.

b)      Peraturan Daerah Nomor 4 tahun 1998 tentang Organisasi dan Tata Kerja Cabang Dinas, ditetapkannya 24 kantor cabang dinas di setiap kabupaten/kotamadya.

c)      Peraturan Daerah Nomor 5 tahun 2002 tentang perubahan atas Peraturan Daerah Propinsi Jawa Barat Nomor 15 tahun 2000 tentang Dinas Daerah Propinsi Jawa Barat.

d)     Keputusan Gubernur Propinsi Jawa Barat nomor 53 tahun 2001 tentang Tugas Pokok Fungsi dan Rincian Tugas Unit Dinas Pendapatan Propinsi Jawa Barat.

Sejak tahun 1984 sampai dengan saat ini Kantor Dinas Pendapatan Provinsi Jawa Barat bertempat di Jalan Soekarno Hatta No. 528 Bandung  yang sebelumnya berada di Jalan Ir. H. Juanda No. 37 Bandung

C.    VISI DAN MISI

VISI

Menjadi Pengelola pendapatan daerah yang amanah dengan beroriensasi kepada kepuasan pelayanan publik

MISI

1.      Meningkatkan pendapatan daerah

2.      Meningkatkan kulitas pelayanan kepda masyarakat

3.      Memantapkan kinerja sumber daya manusia dan organisasi

4.      Menjalin jejaring kerja (Networking) dan kordinasi secara sinergis di bidang pendapatan daerah

D.    STRUKTUR ORGANISASI

 

E.     TUGAS DAN FUNGSI

a.       Tugas Pokok

Melaksanakan sebagian Fungsi dinas  di bidang pendapatan daerah.

b.      Fungsi

1.      Penyelenggaraan pengkajian bahan petunjuk teknis dibidang pendapatan daerah.

2.      Penyelenggaraan pelayanan dibidang pendapatan daerah.

c.       Rincian tugas

1.      Menyelenggarakan penyusunan program kerja cabang pelayaan dinas.

2.      Menyelenggarakan kajian bahan petunjuk teknis dibidang pendapatan daerah.

3.      Menyelenggarakan pelayanan dibidang pendapatan daerah.

4.      Menyelenggarakan Pengendalia, evaluasi, laporan dan koordinasi dibidang pendapatan daerah.

5.      Menyelenggarakan Staf sebagai bahan pertimbangan pngambilan keputusan.

6.      Menyelenggarakan keteteusahaan dibidang pelayanan dinas.

7.      Menyelenggarakan koordinasi dengan unit kerja terkait.

8.      Menyelenggarakan tugas-tugas lain, sesuai dengan tugas pokok dan fungsi.

BAB III

PEMBAHASAN PELAKSANAAN PRAKERIN

A.    Jenis pekerjaan yang dilakukan

1.      Formulir Pendaftaran

Mengisi Formulir Pendaftaran SPPKB, Para Wajib Pajak  Di wajibkan Mengisi Formulir Identitas yakni Jika Pajak satu tahun yang di isi hanyalah Nama, Alamat, NIK KTP, serta nomor HP, jika pajak lima tahun WP harus mengisi Formulir SPPKB yakni Nama, Alamat, No Registrasi, Jenis Kendaraan, No mesin, No rangka nik. Setelah semua di isi WP (Wajib Pajak) menyerahkan berkas tersebut ke loket yag sudah ditentukan.

2.      Pelayanan

Penerimaan pendaftaran ulang 5 tahun, Adapun persyaratan yang harus di serahkan ialah FotoCopy STNK, Fotocopy KTP, Fotocopy BPKB, Cek Pisik, Dan BPKB Asli. Dan dibagian ini yang di kerakan ialah mencatat Kembali Nama, No registrasi, Alamat, No mesin< no rangka Nik. Dan jenis kendaraan ke dalam buku agenda besar.

3.      Arsip

Memilah berkas arsip yang akan di scan, Mengurutkannya per tahun, data arip yang di bawah tahun 2012 harus di scan (digandakan) kedalam komputer dan melakukan pengarsipkan ke SIMKA.

4.      TataUsaha

a.       Menggandakan dokumeen

Setiap instansi atau perusahaan baik milik Negara atau Swasta tidak akan terlepas dari kegiatan penggandaan, di kantor Cabang Pelayanan dinas pendapatan Provinsi jawa barat Wilayah kabupaten kabupaten kuningan proses penggandaan dilakukan dengan menggunakan mesin fotocopy, scanner, dan printer. Jenis dokumen yang biasa penulis gandakan seperti: Fotocoppy KTP,  FotoCoppy STNK, FotoCoppy BPKB.

b.      Mengagendakan surat Masuk

        Pengagendaan surat masuk dapat dilakukan dengan dua sistem, sistem buku agenda dan sistem Kartu kendali. Di Kantor Cabang pelayanan dinas pendapatan provinsi jawa barat wilayah kabupaten Kuningan sistem yang dipakai adalah sistem buku agenda Tunggal. Pengagendaan surat masuk diperlukan karena:

-          Mempercepat proses penyimpanan surat

-          Menjaga kerahasiaan surat

-          Mudah ditemukan kembali jika sewaktu waktu surat diperlukan

-          Sebagai bukti autentik dan historis.

B.     Hasil  Yang Di Capai

Setelah penulis melaksanakan Praktik Kerja industri (PRAKERIN) di Kantor Cabang pelayanan dinas pendapatan provisi jawa barat wilayah  Kabupaten Kuningan, penulis dapat mengetahui proses penggandaan dokumen, serta penulis dapat mengetahui situasi atau keadaan di suatu Instansi secara nyata.

C.    Tinjaun Teoritis

1.      Pengertian Penggandaan dan Dokumen

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, ditulis arti kata penggandaan, yakni proses, cara, perbuatan menggandakan dan dapat diartikan, usaha memperbanyak atau melipatkan beberapa kali dokumen.  sesuai kebutuhan yang diinginkan dengan menggunakan alat pengganda.

Dalam kehidupan sehari-hari banyak sekali kegiatan yang merupakan kegiatan penggandaan, baik itu penggandaan dokumen tertulis maupun penggandaan dokumen tidak tertulis. Dengan adanya mesin pengganda ini diharapkan pekerjaan dapat diselesaikan dengan cara yang lebih efektif dan efisien.

Dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti atau keteragan. Menyimpan dokumen juga berarti menyimpan informasi. Berdasarkan bentuknya, penyimpanan dokumen dibagi menjadi dua, yaitu :

1)      Penyimpana secara fisik

Penyimpana secara fisik artinya dokumen yang disimpan bisa berupa lembaran kertas dan buku buku.

2)      Penyimpanan bukan secara fisik

Penyimpanan bukan secara fisik artinya dokumen yang harus ditelusuri terlebih dahulu kemudian mendapatkan informasinya. Dengan kata lain disimpan dalam bentuk flashdisk.

Sedangkan  menurut kamus kepegawaian, dokumen adalah :

1.      Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak.

2.      Segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan, dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau disebarkan.

2.      Mesin-Mesin Pengganda Dokumen

a.      Pengertian Mesin Penggandaan Dokumen

Mesin penggandaan adalah sebuah alat yang dipergunakan untuk memperbanyak berbagai kebutuhan barang cetak dalam suatu kantor mesin pengganda juga dapat melancarkan pekerjaan dalam suatu kantor agar efektif dan efisien.

b.      Macam-Macam Mesin Pengganda Dokumen

Ada beberapa macam mesin pengganda dokumen adalah sebagai berikut:

§  Mesin Fotokopi

§  Mesin Scanner

§  Mesin Printer

Di dalam Pembahasan materi ini, penulis akan memaparkan tentang mesin-mesin yang digunakan di dalam suatu kantor, yaitu mesin fotokopi yang bisa membantu kelancaran pekerjaan dalam suatu kantor agar lebih efektip dan efisien.

a.       Mesin Fotokopi

Gambar 3.1 : mesin fotocopy

1.      Pengertian  mesin fotocopy

Mesin fotocopy adalah suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau illustrasi dengan menggunakan cahaya, panas, bahkan kimia, atau muatan listrik statis. Pada tahun 1939 seorang ahli fisika Amerika Serikat bernama Chester F. Carison menemukan proses duplikasi naskah dengan menggunakan energi listrik statis yang diberi nama xerography yang berarti tulisan kering dari bahasa yunani, lalu mesin ini diberi nama Xerox.       Proses penyalinan dengan menggunakan mesin fotokopi tidak memerlukan lembar kertas master namun cukup dengan satu lembar dokumen yang selanjutnya diperbanyak dengan di copy atau di salin melalui kamera foto atau laser. Mesin fotokopi ini adalah mesin pengganda yang dinamis perkembangannya, mesin fotokopi ini dapat dikatakan merupakan hasil teknologi canggih.

2.      Jenis-jenis mesin fotokopi secara umum berdasarkan ukurannya mesin fotokopi dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu mesin fotokopi kecil (portable), mesin fotokopi sedang (standar) dan mesin fotokopi besar.

a)      Mesin fotokopi kecil (portable), mempunyai ciri-ciri, yaitu mudah untuk dibawa kemana-mana, kecepatan menyalin 5-10 lembar per menit, dengan ukuran kertas A4 (210 x 297mm).

b)      Mesin fotokopi sedang (standar), berat mesin sekitar 70kg, kecepatan menyalin 15-25 lembar per menit, dengan ukuran kertas A3 (297 x 420mm) dan B4 (257 x 364mm).

c)      Mesin fotokopi besar, berat mesin diatas 70kg, kecepatan menyalin minimal 30 lembar per menit, dapat memperbesar dan memperkecil, menggandakan pada kertas berwarna, serta dilengkapi dengan alat sortir papan dokumen otomatis.

3.      Beberapa system pengoperasian mesin fotocopy

a)      Zoom atau Enlargement, yaitu sistem fotokopi yang dapat digunakan untuk membuat hasil cetakan lebih besar atau lebih kecil dari dokumen aslinya.

b)      Reduction, yaitu sistem fotokopi yang dapat digunakan untuk membuat hasil cetakan lebih kecil dari dokumen aslinya.

c)      Full size, yaitu sistem fotokopi yang dapat digunakan untuk membuat hasil cetakan sama dengan dokumen aslinya.

d)     Automatic Document Feeder, yaitu sistem fotokopi yang sekaligus dapat mensortir atau mengelompokan hasil cetakan berdasarkan nomor urut halaman.

4.        Komponen yang terdapat pada mesin fotocopy :

a)      CCD Sensor

CCD Sensor dalam mesin fotocopy berfungsi untuk merubah cahaya menjadi electron agar dapat terdeteksi, tersimpan, dan terproses menjadi suatu hasil kertas yang sebelumnya ingin difotocopy.

b)      Automatic Document Feeder (ADF)

ADF berfungsi untuk mencetak dokumen secara otomatis dalam jumlah yang banyak.

c)      Wadah Toner

      Wadah toner berfungsi untuk menaruh tinta bubuk (toner) untuk membentuk gambar dan cetakan pada kertas.

d)     Silinder Fotosintetif

                        Komponen dalam mesin fotocopy yang berupa tabung drum berbentuk silinder logam yang berisi cairan yang sensitive terhadap cahaya.

e)      Pangkalan pewarnaan

      Berfungsi untuk memindahkan dokumen atau data yang telah di proses kedalam kertas.

f)       Casing Mesin Fotocopy

Berfungsi untuk melindungi berbagai komponen didalam mesin fotocopy seperti, debu, panas.

g)   Tombol Pengaturan

Berfungsi untuk mengatur jumlah atau jenis dokumen yang akan dicetak.

h)      Baki kertas

Merupakan tempat akhir dari dokumen atau kertas yang sudah dicetak.

i)    Rak Dokumen

Berfungsi untuk tempat menyimpan suatu dokumen

j)          Kerangka mesin

Berfungsi untuk mengganri kertas, tinta, dan sebagainya.

5.      Cara pengoperasian mesin fotokopi adalah sebagai berikut :

a)      Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON.

b)      Tunggu hingga mesin panas.

c)      Pasang kertas pada baki kertas.

d)     Siapkan dokumen yang akan diperbanyak.

e)      Periksalah kepekatan tintanya.

f)       Aturlah posisi sistem pengkopian, apakah diperbesar, diperkecil atau sama dengan dokumen aslinya.

g)      Tekan tombol angka sesuai jumlah cetakan yang diinginkan.

h)      Tekan tombol start.

i)        Setelah selesai, matikan mesin dengan menekan tombol OFF.

6.        Cara Perawatan Mesin Fotocopy

a)      Pastikan selalu membersih kan platen glass (kaca) gunakan lap basah atau dengan alkohol 90%, bersihkan hingga benar2 bersih sebab noda sedikit saja pada kaca akan membuat hasil fotocopy bercak (bernoda).

b)      Pastikan miror (kaca kecil) disamping Scan lamp bersih, cara membersihkannya sama seperti yang diatas.

c)      Rajin membersih kan regist roll dengan kain kering untuk mesin tipe2 tertentu atau mengganti wire corona baik itu di bagian atas maupun yang di bagian transfer (bawah) untuk mesin tipe Canon IR 5000, 6000, 500, 5570 dll, jika wire atau senar yang terbuat dari bahan kawat kuningan ini sudah terlihat berwarna hitam sebaiknya digannti.

d)     Membersihkan permukaan DRUM mesin fotocopy secara berkala baik itu menggunakan cairan khusus, sampolly ataupun alkhohol

e)      Melakukan pengecekan secara berkala pada bagian Clow ( kuku ) DRUM.

f)       Hindari atau jauh kan dari benda-benda kecil agar tidak jatuh kedalam mesin fotocopy semisal isi steaples, paper klip, benang, bulu dll.

g)      Ada kalanya mengecek Rool tray (penarik kertas dipaper tray) pastikan dalam kondisi yang baik/layak pakai, apabila sudah tidak ada batiknya segera lakukan pergantian.

h)      Gunakan tinta atau toner berkwalitas bagus yang sesuai dengan type mesin fotocopy anda, agar dapat memberikan jaminan hasil cetak yang bagus serta memperpanjang usia pemakaian DRUM.

i)        Hindari fotocopy kertas yang terlalu tebal dari bypass (bagian samping) karena jika kertas terlalu tebal akan menabrak permukaan DRUM mesin fotocopy anda.

j)        Perhatikan pada saat fotocopy dari bypass (bagian samping) jangan sampai ada biji atau isi stapler yang ikut masuk

k)      Jauh kan sampah makanan dari mesin fotocopy untuk menghindari tikus masuk kemesin fotocopy.

l)        Pastikan tangan dalam keadaan bersih (tidak berbau) saat memegang mesin fotocopy.

m)    Bila ada tinta atau kotoran lekas bersih kan dengan lap basah.

b.      Mesin scanner

Gambar 3.3 Mesin Scanner

1)      Pengertian mesin scanner

Scanner adalah suatu alat elektronik yang fungsinya mirip dengan mesin fotokopi. Mesin fotokopi hasilnya dapat langsung dilihat pada kertas, sedangkan scanner hasilnya ditampilkan pada layar monitor komputer dahulu kemudian baru dapat dirubah dan dimodifikasi sehingga tampilan dan hasilnya menjadi bagus yang kemudian dapat disimpan sebagai file text, dokumen dan gambar.

2)      Kelebihan mesin scanner

a.       Scanner mudah dipindahkan kemana-mana karena bentuknya yang terbilang kecil.

b.      Tidak akan terlalu memakan tempat.

c.       Bisa menduplikasi atau menyalin sebuah dokumen dengan cepat.

d.      Duplikat dokumen yang dihasilkan lebih bagus.

e.       Cetakan yang dihasilkan akan lebih tajam dan jelas

3)      Kekurangan dari scanner ini adalah jumlah, karena jika ingin menduplikasi sebuah dokumen biasanya kita hanya menggunakan mesin scanner satu kali saja, kemudian kita harus memperbanyak dokumen tersebut dengan menggunakan mesin fotokopi.

4)      Cara kerja dari scanner, ketika menekan tombol mouse untuk memulai scanning, yang terjadi adalah:

a.       Penekanan tombol mouse dari komputer menggerakan pengendali kecepatan pada mesin scanner. Mesin yang terletak dalam scanner tersebut mengendalikan proses pengiriman ke unit scanning.

b.      Kemudian unit scanning menempatkan proses pengiriman ke tempat atau jalur yang sesuai untuk langsung memulai scanning.

c.       Nyala lampu yang terlihat pada scanner menandakan bahwa kegiatan scanning sudah mulai dilakukan.

d.      Setelah nyala lampu sudah tidak ada, berarti proses scan sudah selesai dan hasilnya dapat dilihat pada layar monitor.

e.       Apabila hasil atau tampilan teks/gambar ingin dirubah, kita dapat merubahnya dengan menggunakan software-software aplikasi yang ada. Misalnya dengan adobe photoshop. pot scanne

c.       Mesin printer

Gambar 3.4 Mesin Printer

1)      Pengertian printer

Printer adalah perangkat keras (hardware) dimana perangkat itu akan bekerja apabila pengguna menghubungkannya dengan perangkat komputer, yang bisa digunakan untuk keperluan mencetak tulisan, gambar, dan grafik ke dalam bentuk kertas atau sejenisnya. Printer itu sendiri saat ini sering digunakan untuk mencetak dokumen penting baik itu perusahaan ataupun organisasi sekolah dan lain sebagainya.

2)      Fungsi printer

Fungsi printer adalah untuk mencetak tulisan, gambar, grafik, dan data lainnya dari komputer ke media kertas atau sejenisnya. Adapun istilah resolusi pada printer itu sendiri, yaitu dpi atau singkatan dari dot per inch. Maksud dari istilah tersebut adalah banyaknya jumlah titik dalam area yang memiliki luas 1 inci. Apabila semakin besar resolusi printer, maka bisa dipastikan hasil cetakan juga akan semakin bagus. Dan sebaliknya, apabila resolusi printer yang diusungnya terbilang kecil, maka hasil cetakan pun juga tidak terlalu bagus.

3.      Fungsi Penggandaan Dokumen dalam suatu Kantor

Setiap organisasi yang besar atau kecil dengan tujuan yang berbeda-beda, tentu di dalamnya tedapat bagian yang melaksanakan tugas pokok dan bagian-bagian lain yang melaksanakan tugas penunjang.Dalam suatu kantor sangatlah penting yang namanya penggandaan karena akan memudahkan dalam pengerjaan dan mengefisienkan waktu.                                               Salah satu yang melaksanakan tugas penunjang adalah bagian penggandaan. Adapun fungsi bagian penggandaan bagi suatu kantor, antara lain :

a)      Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk pimpinan demi kelancaran tugas rutin

b)      Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian-bagian lainnya

c)      Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar, dari dokumen, sesuai keinginan pimpinan

d)     Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya

e)      Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal

Jadi dengan adanya penggandaan dokumen dapat memudahkan pekerjaan, sehingga pekerjaan dapat terselesaikan dengan baik dan lancar.

4.      Cara Pemeliharaan Mesin Pengganda Dokumen

Cara pemeliharaan mesin pengganda dokumen ialah dengan cara     dirawat dan selalu dibersihkan rutin setiap hari. Mesin pengganda dokumen ini juga harus dipelihara struktur dalamnya seperti mengganti setiap bagian dari mesin yang rusak, mengganti tinta yang habis, selalu membersihkan jika ada debu yang menempel. Mesin pengganda dokumen  jika dibiarkan saja atau tidak dipelihara, biasanya tidak akan bisa berfungsi pada saat digunakan akan ada hambatan hambatan seperti dalam pengoperasiaannya lama dan macet jadi agar mesin pengganda tidak mudah rusak harus selalu dirawat dengan baik.

BAB IV

PENUTUP

A.    Simpulan

Setiap instansi atau perusahaan dalam kegiatan sehari-hari pasti tidak terlepas dari  penggandaan dokumen .Di Kantor Cabang Pelayanan Dinas Pendapatan Provinsi Wilayah  Kabupaten Kuningan ditemukan permasalahan yaitu kurangnya sarana prasarana berupa mesin fotocopy padahal dalam kenyataannya mesin tersebut sering digunakan setiap hari,sehingga kegiatan penggandaan dokumen kurang efektif karena petugas kantor harus menggandakan diluar kantor.

B.      Saran

1.    Saran Untuk Perusahaan/Instansi/Lembaga

a.       Sebaiknya pegawai yang ada dikantor tersebut harus selalu menjaga dan  merawat mesin  mesin  kantor  agar  tahan lama dan tidak mudah rusak nantinya.

b.      Seharusnya pihak kantor melengkapi sarana prasarana kantor mengingat pentingnya mesin pengganda yang selalu dibutuhkan untuk memperlancar pekerjaan kantor.

2.      Saran Untuk Sekolah

a.       Diharapkan sekolah dapat lebih meningkatkan materi dan bimbingan kepada siswa agar lebih siap dalam melaksanakan prakerin.

b.      Diharapkan pembimbing praktik sekolah lebih memperhatikan kedisiplinan anak yang melaksanakan prakerin.

c.       Untuk siswa dan siswi untuk kedepannya semoga Prakerin tidak dipakai dengan main main .

DAFTAR PUSTAKA

IKAPI.2009.Pedoman Umum Bahasa Indonesia yang Disempurnakan. Bandung:                                                        CV Pustaka Setia.

Tedidoang, 2012.Menangani Penggandaan http://tedidoang.wordpress.com

Rina Febriyani,  2012. Penggandaan Dokumen http://Rinafebriyana.blogspot.com