Penanganan Penggandaan Dokumen Di Kantor Cabang Pelayanan Dinas Pendapatan Kabupaten Kuningan

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) merupakan suatu program Pendidikan Sekolah Menengah Kejuruan (SMK), yang mendukung kegiatan belajar siswa melalui praktik kerja secara langsung, dan para siswa dapat membandingkan antara teori dengan praktik kerja secara nyata didunia kerja. Sehingga keahlian kerja secara profesional dapat tercapai.

Penulis terinspirasi untuk mengambil topik laporan mengenai “Penanganan penggandaan dokumen” Sehingga penulis dapat mengetahui lebih lanjut mengenai proses penanganan penggandaan dokumen di Kantor Cabang Pelayanan Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Barat Kabupaten kuningan.

                                                                                            

B.     Pembatasan Topik Laporan

Adapun permasalahan yang akan dibahas adalah bagaimana proses  “Penanganan Penggandaan Dokumen Di Kantor Cabang Pelayanan Dinas Pendapatan Kabupaten Kuningan”.

Selain itu penulis juga akan membahas mengenai :

1.      Pengertian Penggandaan

2.      Jeni-jenis Mesin Penggandaan

3.      Printer

C.    Tujuan Dan Manfaat Prakerin

1. Tujuan

a.       Tujuan Prakerin

Kegiatan Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) yang dilaksanakan merupakan program pendidikan yang tentunya mempunyai tujuan yang diharapkan dapat tercapai. Tujuannya yaitu sebagai berikut:

1)      Menghasilkan tenaga kerja yang profesional.

2)      Menghasilkan tenaga kerja yang memiliki pengetahuan, dan keterampilan sesuai tuntutan lapangan kerja.

3)      Untuk merealisasikan pengetahuan yang didapat di sekolah dengan pekerjaan yang sebenarnya di perusahaan.

4)      Memberi pengakuan dan penghargaan terhadap pengalaman kerja sebagai bagian dari proses pendidikan.

b.      Tujuan Pokok

Adapun tujuan pokok dalam penyusunan Laporan Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) adalah untuk mengetahui bagaimana proses penanganan penggandaan dokumen Di Kantor Cabang Pelayanan Dinas PendapatanKabupaten Kuningan.

2. Manfaat Prakerin

Setiap kegiatan tentunya memiliki manfaat, demikian pula dengan   Praktik Kerja Industri yang telah dilaksanakan. Adapun manfaat   Praktik kerja industri sebagai berikut:

a)      Manfaat Bagi Penulis

1.      Mengetahui situasi dan kondisi di tempat kerja.

2.      Suatu kegiatan untuk melatih mental.

3.      Menumbuhkan rasa disiplin, motivasi kerja, tanggung jawab dan etika.

4.      Menambah pemahaman mengenai penanganan penggandaan dokumen Menambah pengetahuan mengenai perusahaan milik pemerintah, dalam hal ini Kantor Cabang Pelayanan Dinas Pendapatan  Kabupaten  Kuningan.

b)      Manfaat Bagi Instansi/Perusahaan

1.      Dapat mengenal kualitas lulusan SMK Al-Ihya Selajambe  

Kuningan secara luas dan mendalam.

2.      Peluang untuk mendapatkan tenaga kerja yang sesuai dengan

kebutuhan.

3.      Dapat terbantunya pekerjaan kantor sehingga beban menjadi lebih

Ringan.

BAB II

PELAKSANAN PRAKERIN

A.      Waktu dan Tempat PRAKERIN

Waktu pelaksanaan prakerin dilaksanakan selama 76 hari dimulai sejak tanggal 4 Januari 2016 dan berahir pada tanggal 31 maret 2016. Waktu selama 76 hari itu cukup panjang untuk mempelajari, mengetahui dan mengenal bagaimana cara bekerja di dunia kerja. Lokasi Praktik Kerja Industri Penulis dilaksanakan di Kantor Cabang Pelayanan Dinas Pendapatan Daerah Wilayah Kabupaten Kuningan terletak di Jl.Aruji kartawinata No 8.             

B.     Sejarah Singkat Kantor Cabang Pelayanan Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Barat Wilayah Kabupaten Kuningan

1.      Sejarah dan Dasar Hukum SAMSAT

a.       Pada tahun 1974-1976

Dengan Tujuan Registrasi dan Identifikasi Forensik Ranmor dan data pengemudi lebih akurat, kecepatan dan kemudahan pelayanan kepada masyarakat, dilakukan ujicoba pembentukan SAMSAT di Polda Metro Jaya.

b.      Pada tahun 1976-1988

Berdasarkan INBERS 3 Menteri, Menhankam, Menkeu & Mendagri No. Pol. KEP/13/XII/1976, No.KEP-1693/MK/IV/12/1976, 311 TAHUN 1976 bahwa Konsep SAMSAT diberlakukan di seluruh Indonesia Kepolisian RI, PT Jasa Raharja (Persero) & Dinas Pendapatan Provinsi bersama-sama. Meski demikian masing-masing instansi menerbitkan tanda bukti untuk setiap pelunasan kewajiban di SAMSAT.

c.       Pada tahun 1988-1993

Berdasarkan INBERS, Menhankam, Menkeu & Mendagri No. INS/03/X/1988, No. 5/IMK.013/1988, No. 13A Tahun 1988 dilakukan penyederhanaan dokumen yaitu ·  Formulir permohonan/pendaftaran STNK/Pajak/SWDKLLJ digabung jadi satu. Tanda Pelunasan Pembayaran SWDKLLJ PT Jasa Raharja (Persero)yang tercantum dalam STNK/STCK berlaku sebagai pengganti polis Asuransi (sertifikat)

d.      Pada tahun 1993-1999

Diberlakukan revisi masa berlaku STNK dan TNKB dari 1 tahun menjadi 5 tahun namun setiap tahunnya melakukan pengesahan STNK berdasarkan INBERS Panglima Angkatan Bersenjata, Menkeu & Mendagri No. INS/02/II/1993, No. 01/IMK.01/1993, No.2A Tahun 1993. Mekanisme Perpanjangan STNK dibentuk 5 pokja (loket) untuk pelayanan.

e.       Pada tahun1999 sampai Sekarang

Berdasarkan INBERS Menhankam, Menkeu & Mendagri No. Pol. INS/03/M/X/1999, No. 6/IMK.014/1999, No. 29 Tahun 1999 menetapkan penyempurnaan dan penyederhanaan sistem operasi pelayanan dari 5loket menjadi 2 loket.Pembayaran SWDKLLJ yang tertera pada SKPD berfungsi sebagai pengganti polis asuransi (sertifikat).Tanda Pelunasan dan Pengesahan digabung dengan Surat Ketetapan Pajak Daerah (SKPD) yang telah divalidasi cash register sebagai tanda bukti pembayaran.

Sejarah Perkembangan Dinas Pendapatan Provinsi Jawa Barat, embrionya diawali dengan dibentuknya suatu Biro Pendaptan dan Perpajakan sebagai Sub Ordinat dari Administratur Bidang Keuangan (Kepgub No. 60/PO/V/OM/SK/71). Dalam rangka peningkatan status kelembagaanya maka dibentuklah Jawatan Perpajakan dan Pendapatan dalam lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Barat (Kepgub No. 219/PO/V/O.M/SK/1971) tanggal 25 September 1971, sebagai unit kerja yang berdiri sendiri dan menjadi tonggak sejarah berdirinya Dinas Pendapatan Provinsi Jawa Barat. Sebagai konsekuensi berlakunya Undang-undang No. 5 tahun 1974, maka sebutan atau nomenklatur kelembagaan, berdasarkan Surat Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Barat Nomor 107/A.V/18/SK/1975 terhitung tanggal 12 April 1975 sebutan Jawatan diubah dengan istilah :

a. Peraturan Daerah Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat Nomor : 7/Dp.040/PD/78 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Dinas Pendapatan Daerah Propinsi Jawa Barat.

b. Peraturan Daerah Nomor 4 tahun 1998 tentang Organisasi dan Tata Kerja Cabang Dinas, ditetapkannya 24 kantor cabang dinas di setiap kabupaten/kotamadya.

c. Peraturan Daerah Nomor 5 tahun 2002 tentang perubahan atas Peraturan Daerah Propinsi Jawa Barat Nomor 15 tahun 2000 tentang Dinas Daerah Propinsi Jawa Barat.

d. Keputusan Gubernur Propinsi Jawa Barat nomor 53 tahun 2001 tentang Tugas Pokok Fungsi dan Rincian Tugas Unit Dinas Pendapatan Propinsi Jawa Barat.

Sejak tahun 1984 sampai dengan saat ini Kantor Dinas Pendapatan Provinsi Jawa Barat bertempat di Jalan Soekarno Hatta No. 528 Bandung yang sebelumnya berada di Jalan Ir. H. Juanda No. 37 Bandung.

C.    Visi dan Misi

Visi

Menjadi Pengelola Pendapatan Daerah yang Amanah dan Akuntabel

Misi

-           Meningkatkan Kapasitas Pendapatan Daerah Yang  Makin  Optimal

-          Meningkatkan Kualitas Pelayanan Kepada Masyarakat yang Berdaya saing.

D.    Struktur Organisasi

E.       Tugas dan Fungsi 

Tugas :

melaksanakan urusan pemerintahan daerah di bidangpendapatan daerah berdasarkan atas azas otonomi dan tugas pembantuan

Fungsi :

-          Penyelenggaraan perumusan dan penetapan kebijakan teknis pendapatan

-          Penyelenggaraan pendapatan dan pelayanan umum, meliputi kesektariatan, perencanaan dan pengembangan, pajak, non pajak, pengendalian dan pembinaan serta UPPD

-          Penyelenggaraan fasilitasi pelaksanaan tugas pendapatan daerah dan pelayanan umum

-          Penyelenggaraan pembinaan dan pelaksanaan tugas-tugas pendapatan secara internal meliputi kesekertariatan, perencanaandan pengembangan, pajak,non pajak, pengendalian dan pembinaan,UPPD, pembinaan teknis fungsional, pendapata daerah dan pelayanan umum

-          Penyelenggaraan tugas lain dari gubernur sesuai dengan tugas pokok

BAB III

PEMBAHASAAN PELAKSANAAN PRAKERIN

A.      Pekerjaan yang dilakukan

1.      Mengelola data atau informasi

a.    Mengisi Surat Pendaftaran dan Pendataan Kendaraan Bermotor (SPPKB)

Sebelum Wajib Pajak (WP) melakukan pembayaran pajak diwajibkan untuk mengisi SPPKB sebagai persyaratan yang harus dilengkapi dan pengisiannya di sesuaikan dengan KTP,STNK dan BPKB.

b.      Memberikan informasi kepada Wajib Pajak (WP)

Memberikan informasi kepada Wajib Pajak (WP) bagi yang belum lengkap persyaratannya agar dilengkapi terlebih dahulu, misalnya :

-          Habis STNK, Persyaratannya: Formulir, Cek pisik, KTP, STNK, SKPD dan BPKB.

2.      Arsip

a.       Mengkalasifikasikan arsip Pajak Kendaraan Bemotor (PKB) berdasarkan tahun pembuatan

Berkas yang masuk ke arsip harus di klasifikasikan berdasarkan tahun pembuatan dari tahun kurang dari 2012, 2013, 2014, 2015, dan 2016.

b.      Melakukan pengarsipan ke Sistem Informasi Manajemen Kearsipan Dispenda Kuningan (SIMKA) dan menscan

melakukan pengarsipan ke Sistem informasi Manajemen Kearsipan Dispenda Kuningan berdasarkan tahun pembuatan kurang dari tahun 2012, dengan memasukan data seperti nomor polisi, nomor mesin atau nomor rangka yang harus disesuaikan dengan STNK, dilanjutkan dengan menscan data seperti faktur, SPKD, SPPKB, fotokopian STNK, KTP, dan BPNKB.

c.       Mengklasifikasikan BBN I (kendaraan baru) dan mutasi masuk berdasarkan nomor polisi

Mengklasifikasikan BBN I dan Mutasi masuk berdasarkan nomor polisi dengan nomor polisi

3.      Ketatausahaan

a.       Pengagendaan surat masuk

Pengagendaan surat masuk dapat dilakukan dengan dua sistem, sistem buku agenda dan sistem Kartu disposisi. Di Kantor cabang pelayanan dinas pendapatan (CPDP) Kuningan sistem yang dipakai adalah sistem buku agenda tunggal.Pengagendaan surat masuk diperlukan karena:

-          Mempercepat proses penyimpanan surat

-          Menjaga kerahasiaan surat

-          Mudah ditemukan kembali jika sewaktu waktu surat diperlukan

-          Sebagai bukti autentik dan histories.

b.      Menangani surat keluar

Jika ada surat masuk tentunya ada surat keluar, dan keduanya sama-sama memerlukan penanganan. Penanganan surat keluar dapat dilakukan dengan tahapan sebagai berikut:

-          Pembuatan konsep

-          Persetujuan konsep

-          Pencatatan surat kedalam buku agenda

-          Penandatanganan surat

-          Pemberian cap dinas

-          Melipat surat

-          Penyampulan surat.

c.       Penggandaan

Setiap instansi atau perusahaan baik milik Negara atau Swasta tidak akan terlepas dari kegiatan penggandaan, di kantor  CPDP kabupaten kuningan proses penggandaan dilakukan dengan menggunakan mesin fotokopi dan printer. Jenis dokumen yang biasa penulis gandakan seperti : surat masuk, surat keluar serta dokumen lain yang sifatnya biasa atau tidak rahasia.

d.      Menstempel

e.       Pengisian kuitansi (BON)

4.      Pengelola Barang

a.       Penggandaan

Setiap instansi atau perusahaan baik milik Negara atau Swasta tidak akan terlepas dari kegiatan penggandaan, di kantor  CPDP kabupaten kuningan proses penggandaan dilakukan dengan menggunakan mesin fotokopi dan printer. Jenis dokumen yang biasa penulis gandakan seperti : surat masuk, surat keluar serta dokumen lain yang sifatnya biasa atau tidak rahasia.

b.      Menstempel

c.       Membereskan barang

5.      Pelayanan

a.       Mengisi Surat Pendaftaran dan Pendataan Kendaraan Bermotor (SPPKB)

Sebelum Wajib Pajak (WP) melakukan pembayaran pajak diwajibkan untuk mengisi SPPKB sebagai persyaratan yang harus dilengkapi dan pengisiannya di sesuaikan dengan KTP,STNK dan BPKB.

b.      Penggandaan

Setiap instansi atau perusahaan baik milik Negara atau Swasta tidak akan terlepas dari kegiatan penggandaan, di kantor  CPDP kabupaten kuningan proses penggandaan dilakukan dengan menggunakan mesin fotokopi dan printer. Jenis dokumen yang biasa penulis gandakan seperti : surat masuk, surat keluar serta dokumen lain yang sifatnya biasa atau tidak rahasia.

c.       Mengagendakan buku surat pendaftaraan STNK 5 tahun

Mengisi buku agenda dengan cara mengisi seperti : No urut, No Formulir/Seri, Nama, Nopol, Alamat, Merk, Noka,Nosin, Ket, Roda.

B.     Hasil yang di capai

Setelah penulis melaksanakan Praktik Kerja industri (PRAKERIN) di Kantor Cabang Pelayanan Dinas Pendapatan Kuningan, penulis dapat mengetahui sistem pengandaan serta penulis dapat mengetahui situasi atau keadaan di suatu Instansi secara nyata.

C.    Tinjauan Teoritis

A.    Pengertian Penggandaan

                                                                   

Mesin penggandaan dokumen merupakan mesin yang digunakan untuk membuat,memperbanyak atau menggandakam suatu dokumen sesuai dengan jumlah kebutuhan atau mampu memperlancar kegiatan suatu kantor, serta mempermudah penyampaian informasi, misalnya materi rapat di cetak sebanyak peserta rapat.Adapun menurut KBBI Adalah  proses, cara, perbuatan menggandakan. Penggandaan juga bisa diartikan sebagai usaha memperbanyak atau melipatkan beberapa kali dokumen. Suatu perbuatan menggandakan atau memperbanyak dokumen sesuai dengan kebutuhan dengan menggunakan alat penggandaan sehingga diperoleh hasil yang sama dengan dokumen aslinya. Dalam kehidupan sehari-hari banyak sekali kegiatan yang merupakan kegiatan penggandaan, Agar kita dapat mengetahui berbagai cara yang dapat digunakan untuk menggandakan dokumen dan berbagai alat untuk menggandakan dokumen sesuai dengan jenis dokumennya. Adapun dokumen yang diperbanyak tersebuat ialah dokumen-dokumen yang  berupa naskah, tulisan, surat undangan, gambar, foto dan dokumen dokumen lainnya.

                                 

B.     Jenis - Jenis Mesin Pengganda

1.      Fotocopy

 Fotocopy merupakan mesin pengganda yg paling banyak digunakan saat ini Mesin ini berfungsi untuk menyalin kembali suatu dokumen asli yang akan diperbanyak dengan bantuan cahaya, panas, bahan kimia (tinta), dan muatan listrik statis yang menghasilkan salinan baru. Mesin fotocopy mampu menyalin 5-25 lembar per menitnya tergantung ukurannya.

( Mesin fotokopi )

Mesin fotokopi merupakan sebuah alat tekhnologi yang berfungsi untuk membuat salinan ke atas kertasdari dokumen, buku, maupun sumber lain. Mesin fotokopi pertama kali ditemukan oleh ahli fisikawan asal AmerikaChester Carlsonpada tahun 1939. Mesin fotokopi menggunakan energi listrik statis untuk menggandakan naskah yang dinamakan xerografi. Mesin fotokopi lainnya dapat menggunakan tinta.

Jenis-Jenis Mesin Fotocofy

Jenis-jenis mesin fotokopiumum dilihat berdasarkan ukuran mesin fotocopy . Mesin fotocopy dapat dibedakan jadi tiga jenis, diantaranya mesin fotocopi  ukuran kecil (portable), mesin fotocopi ukuran sedang (standar) dan mesin fotocopi ukuran besar.

1.      Mesin fotokopi portable

Mesin fotokopi kecil atau biasa disebut portable memiliki ciri-cirinya antara lain mudah dibawa kemana-mana ,dijinjing, kecepatan mesin fotokopi ini dalam menyalin 5 sampai 10 lembar / menit, untuk ukuran kertas A4 yang berukuran 210 x 297 mm.

2.     Mesin fotokopi sedang

Mesin fotokopi sedang atau yang bisa disebut standar, mesin ini memiliki berat ± 70 kg untuk kecepatan menyalin dari 15 sampai dengan 25 lembar/menit, untuk ukuran kertas A3 berukuran 297×420 mm dan B4 berukuran 257×364 mm.

3.     Mesin fotokopi besar

Mesin foto copy besar yang memiliki berat mesin lebih dari 70 kg kecepatan dalam menyalin minimal 3 lembar/ menit mesin ini  dapat memperbesar dan  juga memperkecil, melakukan penggandaan pada kertas berwarna dan dilengkapi alat sortir untuk papan dokumen otomatis.

2.       Mesin Stensil / Duplikator

    Mesin stensil merupakan mesin pengganda yg umum digunakan di kantor-kantor.  karena penggunaanya yg murah Mesin stensil ini merupakan mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran-lembaran dalam jumlah yg banyak dimana penggunaanya menggunakan kertas pembantu yaitu 'kertas master' yg disebut  stensil sheet.

   

Mesin pengganda stensil terdiri dari tiga macam yaitu :
    1. Mesin Stensil Manual

       Mesin stensil manual merupakan mesin yg terdiri dari komponen2 yg bersifat  mekanis, dan dioperasikan dengan tenaga manusia.

Mesin stensil manual dapat digunakan untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas seperti HVS,duplicator, roneo dan sebagainya.
Ciri mesin stensil manual
Tenaga pengerakknya menggunakan tenaga manusia Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis Tinta yang digunakan adalah tinta stensil warna hitam
sheet yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner, atau stensil cutter sebagai sheet master ukuran kertas maksimum adalah kertas folio (8,5 x 13 inci atau 21,5 x 33 cm)
Komponen mesin stensil manual:
1. Silinder tinta (ink cylinder) Penjepit sheet stensil (stencil fitting bar) Kain penyaring tinta (ink screen) Plat baja (steel band)
2. Kerangka mesin Pintu tinta (inker door) Pompa tinta (ink pump) Alat penghitung (counter) Pengatur tinta (ink control) Engkol (handle) Pengatur posisi cetakan (copy positioning) Pengungkit pencetak (print lever) Pengatur pemasukan kertas (feed contril)
3. Penutup mesin papan kertas (feed bord) penahan kertas (back guide) papan penerima (receiving board) penuntun kertas (paper guide)

       

                                                       

       2. Mesin Stensil Listrik
      Mesin stensil listrik merupakan mesin yg terdiri dari komponen/mesin yang  bersifat statis namun dioperasikan dengan listrik. Penggunaan mesin ini menghasilkan hasil yg lebih baik dari mesin yg manual.

       3. Mesin Stensil Elektronik

      Mesin stensil elektronik merupakan mesin yg terdiri dari komponen mekanis dan digerakkan oleh listrik serta dilengkapi panel board otomatis sehingga penggunaanya jauh lebih baik dan mudah.

3.       Printer
    
    Printer merupakan mesin pengganda dokumen, gambar dan foto yg banyakdigunakan saat ini karena hasilnya yg baik dan penggunaanya yg mudah.Printer umunya saat ini digunakan bersamaan dengan komputer/laptop  sebagai pemberi perintah dan sumber file/dokumen yg akan di hasilkan.
    

Cara Pengoperasian Mesin Foto Copy

1.      Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON

2.      Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada posisi yang tepat di tengah

3.      Dengan menekan tombol pengatur hasil copy

4.      Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki

5.      Tekan tombol cetak (start)

6.      Jika sudah selesai tekan tombol OFF

                                                         

BAB IV

 PENUTUP

1. Kesimpulan

                        Setelah dilakukan pembahasan maka penulis dapat menyimpulkan bahwa penggandaan mampu memperlancar kegiatan suatu kantor serta mempermudah penyampaian informasi , misalnya materi rapat dapat di cetak sebanyak peserta rapat dan adapun menurut KBBI penggandaan : proses, cara, perbuatan menggandakan.

Sehingga dapat disimpulkan bahwa Teori mengenai penanganan penggandaan dokumen yang telah di uraikan diatas dengan praktik kerja secara nyata kurang sesuai dalam hal penanganan penggandaan dokumen sebaiknya hal tersebut harus diperhatikan karena penggandaan dokumen merupakan kegiatan yang mampu memperlancar di suatu kantor atau atau tempat-tempat  yang cukup penting.

2. Saran

1.      Saran Untuk Sekolah

a.       Pihak sekolah agar selalu memantau siswa-siswinya yang sedang  

melaksanakan PRAKERIN agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.

b.      Untuk prodi Diharapkan dapat meningkatkan persiapan dan bimbingan kepada para siswa/siswi mengenai PRAKERIN.

2.      Saran Untuk Instansi/Perusahaan

a.       Pihak instansi agar dapat mempertahankan rasa tanggung jawab dalam menjalankan setiap pekerjaannya

b.      Pihak instansi agar dapat memberikan pelayanan yang terbaik demi kepuasaan WP.